Welk online platform past het beste bij welk type event? Van veel van onze trainingsdeelnemers krijgen wij te horen dat ze het lastig vinden in de snelheid van schakelen én het snel groeiende aanbod door de bomen het bos nog te zien. Waar te beginnen in je zoektocht en waar moet je nou precies op letten voor een goede vergelijking?
Het simpele antwoord is; dit is in beginsel niet anders dan bij de reguliere fysieke locatiekeuze: de mogelijkheden van de locatie moeten optimaal aansluiten bij je programma en het aantal deelnemers en goed bereikbaar zijn.
Deze basis uitgangspunten zijn voor de online ‘locatie’ – de URL is immers de ‘locatie’ waar je gaat ontmoeten – niet minder het startpunt. Dezelfde hamvraag blijft overeind: wat wil je dat de deelnemers in de online omgeving aantreffen? Welke sfeer, welke mogelijkheden, welke manieren van ontmoeten, welke setting? En natuurlijk binnen welk budget.
Hieronder tref je onze top tien aan van punten om in je zoektocht en vergelijking mee te nemen en je uiteindelijk keuze op te baseren:
Bepaal je optimale programma
Wat is contentmatig nodig om je doelstelling te bereiken? Welke mate en vorm van zenden of interactie is daarvoor wenselijk en wil je breakouts/parallelsessies inzetten? En is de mogelijkheid tot netwerken van belang?
Wat is het aantal deelnemers dat je verwacht online te mogen ontvangen?
Platforms hebben in veel gevallen een maximale capaciteit. Welk aantal deelnemers denk je te mogen verwelkomen en hoeveel breakoutruimtes voor welke aantallen zijn gewenst.
Iets anders-dan-anders
Hoe verrassend mag of moet het platform zijn? Is het vooral belangrijk dat het efficiënt, snel en vertrouwd is, of mag de online locatie ook verrassend en anders dan anders zijn?
Na een jaar dagelijkse Zoom- en Teams-meetings wordt het tijd ook in de online locatie een verrassing te vinden (we zijn niet alleen camera-moe, maar zeker ook Zoom- en Teams moe). Bij een on site event gaan we ook niet keer op keer naar de dezelfde locatie. Variatie en vernieuwing is ook dan een pré.
Wij zien met online events die wij moderaten en technisch begeleiden mensen enorm enthousiast worden van eens een keer een andere online omgeving. Het brengt een nieuwe sprankel met zich mee!
Mogelijkheden tot branding
Een geheel eigen, unieke ‘look and feel’ van je online event, met eigen beeld, logo en kleurstelling en URL maakt de uitstraling enorm veel krachtiger en versterkt de beleving voor de online deelnemers.
De mogelijkheden tot het branden naar eigen huisstijl biedt echter lang niet elk platform. De meeste complete platforms werken immers met mogelijkheden tot branding, maar wel binnen een bepaald kader/format.Wil je echt een compleet eigen unieke vormgeving van de landingspagina? Dan zul je een geheel eigen online omgeving moeten (laten) ontwerpen.
Technische toegankelijkheid en registratie
We hebben het allemaal meegemaakt het afgelopen jaar; de irritatie als technisch zaken niet werken, je de meeting niet eenvoudig in komt... en wellicht dus al afhaakt.
De technische toegankelijkheid van het platform is dan ook geen onbelangrijke. Let dus op de zogenaamde ‘tech-route’ om het online event te kunnen betreden. Gebruiksgemak is hierbij vanzelfsprekend een pré. Een simpele URL om direct in de stream te komen heeft wat dat aangaat de voorkeur. Zo simpel is het alleen helaas niet. Zonder persoonlijke inloggegevens met wachtwoord – en dus een route extra voor de deelnemer – kan iedereen die de link ontvangt eenvoudig aan het event deelnemen. En dit is wat je als organisator in de meeste gevallen om allerlei redenen natuurlijk niet wenst.De vraag is dus wat de registratie- en inlogroute is om in het platform te komen. En kan je doelgroep dit technisch aan? Zorg in alle gevallen voor een duidelijke instructie (liefst stap voor stap in ‘Jip en Janneke’ taal) welke route de deelnemer moet volgen om probleemloos deel te kunnen nemen.
En... sta in dit kader ook stil bij het gebruikersgemak binnen het platform. Neem deelnemers aan de hand ten aanzien van bijvoorbeeld chat- en Q&A-mogelijkheden en overvraag ze technisch niet. Dit leidt af van de content en leidt tot irritatie in plaats van een betrokken, enthousiaste deelname.
Support en helpdesk
Probleemloos. De ideale situatie. En toch komt het veel voor dat – al is het maar door een bepaalde instelling op een individuele laptop – dat deelnemers tegen technische obstakels aanlopen. Wat zijn de meest voorkomende voor het platform dat je op het oog hebt? Hoe is dit qua support vanuit het platform georganiseerd? Of moet je hier zelf een helpdesk voor inrichten?
In alle gevallen is het in elk geval zeer wenselijk een hulplijn aan je (potentiële) deelnemers aan te bieden.
En over support gesproken; bij de aanbieders van complete platforms zit er nogal een verschil in de wijze waarop het inrichten van het platform, plaatsvindt. Sommige platforms nemen de gehele voorbereiding in dit opzicht uit handen, wat in de uren en dus kosten voor support wel terug te zien is.
Bij andere platforms betaal je voor de licentie voor het betreffende event (of reeks van events) en word je geacht dit geheel zelf in te richten. In dit laatste geval uiteraard met technische instructies en support waar wenselijk, maar nog een hele klus ook voor de eigen organisatie.
Betrouwbaarheid en foutgevoeligheid
Waar kan het nog mis gaan? Stel ten aanzien van de betrouwbaarheid en foutgevoeligheid vragen aan de aanbieder waar de valkuilen en risico’s zitten. Hoe aanvaardbaar zijn deze en wat is er mogelijk deze te voorkomen? Wat zijn ervaringen van eerdere gebruikers; organisatoren en techniekbedrijven die voor opdrachtgevers met het platform werken.
We hebben nog geen jarenlange ervaringen, noch referenties in dit kader. Maar intussen zijn we een behoorlijke ervaring rijker met de hele branche en mogen sommigen fouten echt niet meer voorkomen.
Statistieken inzicht in wie er meekijkt
Een van de grote voordelen van online events; de mogelijkheid tot inzicht in de statistieken. Deelnemersinformatie ten aanzien van tijdstippen van inloggen en uitloggen, kijkcijfers, de gehele online ‘beweging’ en interactie is concreter in beeld dan ooit. Is dit voor je event relevant? Neem het dan mee in je platformselectie.
Een veilige online omgeving
De veiligheid betreft het voorkomen van vreemde gasten op je online event en het afschermen van de gedeelde content.
De keuze voor een platform als organisator bij een livestream begint in dit kader bij een open source (zoals Youtube of Vimeo) of end-to-end (besloten) platform. Binnen de end-to-end mogelijkheden varieert vervolgens nog de wijze waarop het platform technisch afgeschermd is, maar ook welke keuzes je maakt ten aanzien van de registratie, zoals al even genoemd bij de technische toegankelijkheid.Kosten
Last but not least... wat gaat het kosten? Hoewel ik voor wat betreft engagement en beleving pleit voor variatie in de ‘online locatie’, dus platforms; een eenvoudige Zoom of Teams meeting is kostentechnisch te allen tijde aanzienlijk gunstiger dan een compleet, op maat ingericht eventplatform.Dat er even wezenlijke verschillen zitten in wat de ‘locatie’ in verrassing en effect voor je event toevoegt mag duidelijk zijn.
Maar ja... ook dit is vanuit de on site situatie niet nieuw; soms volstaat een eenvoudige functionele vergaderruimte en in andere gevallen is vanuit de eventdoelstelling iets verrassends, unieks, groots, sprankelends gewenst om van een echte belevenis te kunnen spreken.
Door Lenny Klaassen, Effectivents
info@effectivents.nl - T 073-5944142
www.effectivents.nl - (Online & Hybride) Eventmanagement, Studio en Moderating www.effectiventstrainingen.nl - trainingen in (Online & Hybride) Eventmanagement
Download hier de whitepaper