We wachten met de hele eventbranche met smart op het ‘weer mogen’. Intussen zijn de voorbereidingen in volle gang om er klaar voor te zijn dit conform te verwachten richtlijnen te kunnen doen. De mooiste initiatieven, ideeën en (overlevings)strategieën komen voorbij.
Alles is erop gericht om weer live te ontmoeten zodra het kan. Van social distancing naar smart distancing. Coronaproof evenementen, veilig organiseren. Maar hoe gaan we dat doen? En durven eventgasten weer?
Ik noem het bewust niet anderhalve meter evenementen, want er komt meer bij kijken dan alleen de afstand tot elkaar. Normen en waarden zullen in een bredere zin veranderen, in elk geval voorlopig, en vragen om een aanzienlijk breder nieuw beleid en een zeer weloverwogen en behoorlijk ingrijpend opstart-scenario.
Online integratie de standaard
Maakten locaties en eventbureaus de afgelopen jaren al kleine stapjes naar online en hybride events, we zijn nu noodgedwongen reuzestappen te zetten als het gaat om innovatie en het toepassen van technische mogelijkheden.
Op dit moment vinden we massaal onze weg in de technische mogelijkheden om waar mogelijk online te ontmoeten. De meningen zijn er niet over verdeeld dat een deel hiervan overeind zal blijven als onderdeel en/of aanvulling op live events.
Veel locaties maken zich dan ook op om hier technisch voor klaar te zijn.
Zoals door het inrichten van webcaststudio’s op locatie en het inbouwen van professionele livestreammogelijkheden, zodat groepen vanuit thuis kunnen participeren en via apps of een online omgeving bijvoorbeeld vragen kunnen indienen. Online platforms en technische tools voor deelnemen, met interactie-, fun- en netwerkmogelijkheden reizen de pan uit. De keuze is reuze...
1,5 meter afstand: meer ruimte, slimmere routing
Tegelijkertijd maken we ons in bewustzijn en in praktische zin - conceptmatig en operationeel - klaar voor 1,5 meter events. Deels zullen dezelfde type events uitvoerbaar blijven, maar met de nodige aanpassingen en in veel gevallen met minder mensen.
Het aantal mogelijke plaatsen is aanzienlijk beperkter. De trend naar kleinere events dus onvermijdelijk. Kwaliteit in plaats van kwantiteit. Nóg gerichter de juiste doelgroep uitnodigen. Dit biedt ook kansen; het wordt daarmee ook meer een exclusiviteit om erbij te mogen/kunnen zijn.
Een aantal praktische voorbeelden die de 1,5 meter mogelijk moeten gaan maken:
- Parkeerplaatsen aanpassen tot 1,5 meter uitstapruimte per auto; 1,5 of 2
parkeerplaatsen per auto
- Een duidelijk protocol over de entree en uitgang, met indien mogelijk meerdere
entrees en een aparte uitgang van de entree
- Strepen en pijlen op de vloer om de routing of wachtzones aan te duiden
- Inzetten van medewerkers/hosts om de wachtrijen op 1,5 meter te waarborgen en
de routing te begeleiden
- Een duidelijke routing in zijn algemeenheid; altijd rechts houden
- Het toekennen van stoelnummers om directe routing naar de seating in plenaire
ruimtes te bewerkstelligen
- Ruimtes inrichten met stoelen op afstand op 1,5 meter en bij vaste
(theater)opstellingen stoelen vrij laten
- Schoolopstellingen met 1 stoel per tafel
- Breakoutsessies: zoveel mogelijk dezelfde groepen aanhouden en de sprekers laten
wisselen in plaats van de deelnemers om onnodige verplaatsingen te voorkomen
- Evens meerdaags organiseren ten behoeve van spreiding van bezoekers
- Of: deelnemers met tijdsblokken tijdens het event laten deelnemen
- Routings op een gestuurde ‘ikea-achtige’ route langs stands en belevingen ‘sturen’
- Aanpassingen in het food & beverage assortiment: de manier van presenteren laten
aansluiten op minimalisering van verplaatsingen
- Loop naar bars en buffetten minimaliseren: zoals het meegeven van koffie in takeaway bekers bij binnenkomst en op statafels de zoete lekkernij erbij, 1 persoons / voorgeportioneerde lunchitems en borrelhapjes op de statafels presenteren.
- Aan deze statafels maximaal 4 personen laten plaatsnemen met voldoende ruimte tussen de statatafels
- Maar ook ruimtes als kleedkamers, cateringruimtes en ontvangstbalie ruimer inrichten om aan de 1,5 meter te voldoen
- Pop up ruimtes toevoegen om ruimte extra te winnen
- Toiletten: een deel van de urinoirs buiten gebruik laten
- Of over een heel andere boeg: ‘drive in’ conferenties met bijvoorbeeld interactie via de app in de auto en de radiofrequentie gezamenlijke op de techniek afgestemd
- De lucht in: bestaande ruimtes met meerdere verdiepingslagen inrichten.
Locaties richten zich momenteel massaal op de mogelijkheden en veel creatieve oplossingen komen voorbij. In gesprek met de beoogde locatie zullen we de mogelijkheden tot een veilige en toch impactvolle belevenis moeten gaan onderzoeken en vormgeven. Leuke initiatieven: de mogelijkheid tot het bijwonen van online locatietours, waarbij we denk ik nog veel innovatieve oplossingen zullen gaan zien.
Hygiëne
Technische oplossingen om online mee te doen en ruimtelijke oplossingen om aan de veiligheid te voldoen. Maar dan zijn we er nog niet. Op basis van de RIVM richtlijnen en voorwaarden worden ook protocollen ontwikkeld voor het waarborgen van een hygiënische eventomgeving.
Te denken valt hierbij aan:
- Bij de entree een (pop-up) reinigingsstation voor het reinigen van handen
- De gasten zelf de jas op laten hangen
- Het desinfecteren van contactpunten voor de gasten
- De inzet van (duurzame!) disposable bekers, bordjes en bestek, zodat er geen hergebruik is
- Toiletten: gebruik van desinfecterende handzeep, papieren doekjes en ‘slimme’ kranen om elke aanraking te voorkomen
Hygiëne en schoonmaak wordt nog belangrijker dan anders. Niet alleen van toiletten, maar dus ook deurklinken, statafels, stoelen, krukken etc. Normaliter werd de schoonmaak zoveel mogelijk uit het zicht van de gasten gehouden. Maar nu: voor het vertrouwen van de eventgast misschien raadzaam om de schoonmaak juist zichtbaar te maken.
Communicatie
Datzelfde vertrouwen kunnen we voeden door duidelijke communicatie en uitleg vooraf van de protocollen, voorzorgsmaatregelen en bijbehorende instructies voor de gast die het event onsite komt bijwonen.
- Met koorts het verzoek uiteraard om thuis te blijven. Overigens zijn er aanbieders van infraroodscanners of LED systemen om aan de ingang via pols of voorhoofd de koorts te kunnen meten van bezoekers.
- Uitleg van de maatregelen vanaf het moment van aankomst op de locatie, mogelijk met een plattegrond of zelfs video met safetyinstructies daarbij.
- Bij meerdere entrees: wie wordt verwacht welke parking en /of entree te gebruiken.
- Badges vooraf toesturen om een extra contactmoment en de noodzaak tot een registratiebalie en bijbehorende routingsuitdaging te vermijden.
- Uitleg door een host bij de entree om de routing aan te duiden en de gasten te informeren.
- Displays en schermen met de uitleg van protocollen en verwachtingen.
- Routings met pijlen en bewegwijzering duidelijk communiceren. Bij de opening van het event aandacht in de introductie voor de geldende afspraken voor die dag
Kortom, veilig ruimtelijk vormgeven, aanvullende technische mogelijkheden om het bereik en impact te vergroten, binnen de nodige hygiënevoorwaarden. En dat alles helder en vertrouwenwekkend gecommuniceerd. Op naar ‘weer mogen’!
Door: Lenny Klaassen, Effectivents
Mei 2020
Training Online & Hybride Eventmanagement – online, 6x 2 uur
Benieuwd naar meer mogelijkheden, initiatieven en innovaties om events weer mogelijk te maken? Online en straks hybride te kunnen organiseren?
Effectivents (Bureau voor trainingen in eventmanagement) start met een online training Online & Hybride Eventmanagement – events anno 2020. De training bestaat uit 6 online modules van elk 2 uur. De training leert je schakelen van onsite naar online en hybride events.
Meer informatie: www.effectiventstrainingen.nl