DO!
Voorbereiding en programmering
• Terug naar de tekentafel: denken vanuit doelgroep en doelstelling.
• Aandacht voor de samenstelling van het online eventteam.
• Indien het onderwerp / type event dit toelaat denken aan een optimale maximale duur van 50
minuten voor online betrokkenheid.
• Bij een langer programma een korte pauze inlassen.
• Het programma eventueel modulair toegankelijk maken; niet iedereen hoeft alles te volgen
verplicht.
Platformkeuze
• Het online platform kiezen bij de doelstelling, zoals je onsite de locatie kiest bij je doel.
• Een platform kiezen dat technisch gebruikersvriendelijk toegankelijk is.
• Een platform kiezen dat collaboration goed mogelijk maakt.
• Een platform kiezen dat veilig/besloten is wanneer dit belangrijk is t.a.v. de inhoud.
Techniek
• Een AV partner kiezen met ervaring in online/hybride events.
• Hiervoor referenties opvragen en voorbeeldcases van vergelijkbare events.
• Je zekerstellen van goed beeld, geluid, licht, internetverbinding en technische experts.
• In ‘Jip en Janneke taal’ de deelnemers uitleggen hoe in het online event te komen.
• Meer reminders sturen met de inlogcode of -url.
• Deze kort voor het online deelnemen toesturen nogmaals.
• Een toegankelijke helpdesk inzetten voor technische support.
• Deelnemers hun eigen beeld en geluid vooraf laten testen.
• Deelnemers erop wijzen dan Chrome het beste werkt als browser voor online participatie.
• Sprekers en deelnemers wijzen op het belang van goede wifi.
• Bij voorkeur gebruikmakend van een vaste Ethernetkabel.
• Deelnemers tijdens presentaties vragen het geluid op mute te zetten (of dit vanuit de host
regelen) om afleiding van achtergrondgeluiden voor alle deelnemers te voorkomen.
• Onderzoeken hoeveel vertraging er zit tussen de livestream en de interactietool.
Engagement & netwerken
• Waar mogelijk deelnemers in beeld brengen. Dit creëert minder afstand.
• Interactie, fun en beleving toevoegen.
• Interactietools voor Q&A inzetten: deelnemers i.p.v. toeschouwers creëren.
• Variëren met het type polls en vragen; multiple choice, wordcloud, open vragen, quizvragen.
• Polls contentmatig bewust afstemmen op het doel van het event.
• Q&A mogelijkheid uitbreiden met een upvote mogelijkheid om de meest relevante vragen boven
andere vragen te laten uitstijgen.
• Gamification toepassen waar mogelijk met competitie element.
• Denken vanuit een TV show voor de programmering.
• Netwerkmomenten inplannen online.
• VEEL beeld gebruiken en weinig tekst in presentaties..
• Netwerkmomenten met een inhoudelijke opdracht of gezamenlijke actualiteit optuigen.
• Parellelsessies inplannen voor overleg in kleinere groepen.
• Per parallelsessie of breakout een moderator aanwijzen.
• Ideeën en suggesties uit parallelsessies plenair levendig samenvatten.
• Elke 15 minuten gebeurt er “iets”; poll, chat, Q&A, vlog, filmpje, andere spreker etc.
• Variatie in presentatievormen, opstellingen en achtergronden.
• Vooraf elke interactie met alle sprekers goed afstemmen.
• Online en onsite deelnemers met elkaar in contact brengen.
• Vooraf mensen waar mogelijk met elkaar in contact brengen zodat netwerken als vooraf begint.
• Met daarbij aandacht voor de verschillen en dus ook aparte aandacht online en onsite.
• Een online host apart van de onsite host/moderator inzetten.
• Vooraf een belevingsbox toezenden om voorpret en engagement te vergroten.
• Iets in de belevingsbox toevoegen waarmee tijdens het online event iets samen wordt gedaan.
Moderators en sprekers
• Een moderator inzetten met camera ervaring en online ervaring voor engagement.
• Een moderator inzetten met ervaring met de inzet van interactietools.
• Afwisseling van sprekers en werkvormen; een dialoog kijkt dynamischer dan het enkel kijken
naar 1 spreker.
• Sprekers bijzonder goed briefen vooraf, ook over andere programmaonderdelen.
• Sprekers vooraf zelf laten repeteren met hun technische tools.
• Sprekers inzicht geven in elkaars presentaties om kruisbestuiving te bevorderen.
• Sprekers in het voortraject betrekken; vooraf vragen stellen (via social media) mogelijk maken.
• Sprekers nog beschikbaar maken voor Q&A na afloop van het hoofdprogramma.
• Eventuele dresscode afstemmen; kleur, stijl.
• Een achtergrond van sprekers in lijn met de gewenste overall uitstraling..
• Werken met meerdere achtergronden in de studio / op locatie
• Werken met meerdere werkvormen in de studio / op locatie.
• Meerdere camera’s inzetten voor variatie in beeld.
Uitvoering
• Een duidelijke regisseur binnen het team inzetten.
• Taak- en rolverdeling heel goed afstemmen..
• Back-up scenario’s bedenken en achter de hand houden.
• Een zeer gedetailleerd draaiboek opstellen met ELKE actie daarin chronologisch genoemd.
• Dit draaiboek met alle betrokken ruim vooraf in detail doornemen.
• Een tijdige en uitgebreide Dry Run, testmoment plannen ruim voor de dag van het event..
• Een tijdige doorloop en extra test plannen op de dag van het event.
• Je houden aan de begin- en eindtijd; dit luistert online veel nauwer.
• Een klok in beeld om het programma en eindtijd continu te bewaken.
• De spreker auto cue laten gebruiken.
• De spreker een meekijkscherm geven waarop ook te zien is wat de online deelnemer ziet.
DON’T
Voorbereiding en programmering
• Denken dat elk onsite event zomaar naar online om te buigen is.
• Het programma voor online deelnemers te lang maken om alle content kwijt te kunnen.
• Te weinig co-hosts inzetten om interactie, chat en Q&A te monitoren. Het is een taak op zich.
• Pas vlak voor livegang testen..
• Teveel bestanden open hebben staan om te delen. Dan wordt het voor het delen zoeken wat
vertraging in delen oplevert en rommelig overkomt
• Deelnemers rechtstreeks aan de spreker laten chatten. Deze is te druk met zenden en zal de chat
niet kunnen monitoren zelf.
• Bij grote groepen de deelnemers zichzelf laten unmuten voor een vraag. Dit beperkt de structuur
en grip op de presentatie.
• Vertrouwen op de ‘toch meestal steady’ wifi verbinding.
Platformkeuze
• Denken vanuit het online platform en daarop je programma aanpassen. Het platform dient het
programma en niet andersom.
• Werken met een te nieuw platform waarin nog kinderziektes kunnen zitten.
Techniek
• Denk niet te eenvoudig het zelf of met eigen ICT te kunnen redden
• Kiezen voor een platform dat technisch voor je doelgroep te ingewikkeld kan zijn om erin te
komen
• Denken dat deelnemers de techniek wel snappen. Ga van de grootste digibeet uit bij je
communicatie.
• Bezuinigen op aantallen camera’s. Variatie in beeld is voor de kijker van belang voor dynamiek in
beeld.
• Überhaupt bezuinigen waar het je doet twijfelen over de kwaliteit. Zonder vlotte goede techniek
geen succesvol event.
• En tegelijkertijd: niet denken dat voor elk event dure techniek nodig is. Soms volstaat een
collaboration platform voor het bereiken van je doelstellong c.q. overbrengen van de boodschap.
Engagement & netwerken
• Denken dat het teveel wordt aan interactie en afwisseling. Dit is zelden het geval.
• Netwerken online zonder opdracht of vraagstelling. De gezamenlijkheid en dus dialoog zal uit een
gezamenlijke zorg, actualiteit of behoefte moeten komen die middels de opdracht de dialoog op
gang helpt.
Moderators en sprekers
• Denken dat een moderator niet nodig is. Juist online is een aanjager nodig die deelnemers erbij
houdt, enthousiasmeert en in actie brengt.
• Sprekers zelf hun content helemaal laten bepalen. Zorg dat je grip hebt op lengte,
presentatievorm en interactie en dynamiek
• Sprekers laten spreken zonder in beeld te zijn. Spotlight hun video en zorg er te allen tijde voor
dat de deelnemer de spreker op zijn/haar device goed ziet.
• Genoegen nemen met sprekers die denken geen voorbereiding nodig te hebben.
Uitvoering
• Dry run en testing pas op de dag zelf; de technische zekerheid moet al eerder veilig gesteld zijn.
De dag van het event vindt vanzelfsprekend nogmaals een test en doorloop plaats, maar niet de
eerste test/doorloop.
• Te laat beginnen. Deelnemers zullen afhaken.
• Uitlopen. Een gezamenlijk slot is belangrijk voor een dynamisch, krachtig einde.
• Van het script afwijken. Het script is de bijbel en alles bepalende leidraad.
• Gestrest of boos kijken in de camera. Ook als iets anders gaat dat gepland en gehoopt.
The show must go on
Lenny Klaassen – Effectivents – 5 september 2020
www.effectiventstrainingen.nl ©