De eventadministatie; een geplaveide weg naar een succesvol event
Elk evenement is uniek en éénmalig van karakter en kan dus maar één keer tot een onvergetelijk succes worden gebracht. Dat is de uitdaging, maar ook precies hetgeen wat het welslagen zo enorm kwetsbaar maakt. Een foutje is zó gemaakt. Een nauwkeurige eventadministratie is de basis voor een degelijke, projectmatige voorbereiding en zorgt dat de weg naar het evenement toe vlot en vloeiende verloopt.
Een geordend en overzichtelijk (online) dossier helpt je zaken terug te vinden. Een continu bijgewerkte actielijst zorgt ervoor dat je niets vergeet en dat iedereen weet wat er van hem/haar wordt verwacht. Een weekplanning helpt je de tijdsplanning van het evenement als project realistisch op te zetten en de begroting zorgt voor een financieel gezond evenement. Maar hoe pak je dat nu aan?
OPBOUW VAN EEN DOSSIER
Zodra je begint met de organisatie van een evenement, stapelen zich aantekeningen, actielijsten, offertes van derden en begrotingen op. Om een goed overzicht te kunnen houden is het dan ook belangrijk om vanaf het begin met een dossier voor het evenement te werken, waarin alles overzichtelijk wordt bewaard. Maak van alle onderdelen en leveranciers aparte tabjes of mapjes binnen het (online) dossier. De samenstelling van de tabjes of mapjes kan per evenement wat verschillen. De basis opbouw kan echter bij bijna elk evenement hetzelfde zijn.
Dit zijn bij bijna alle typen evenementen in elk geval:
• Communicatie/overleg met de werkgroep of opdrachtgever
• Locatie
• Inrichting en decoratie
• Entertainment en sprekers
• Audiovisuele voorzieningen
• Catering
• Vervoer, parkeren en routes
• Communicatie met de doelgroep
• Begroting/financiën
Of je nu met een papieren-dossier en/of een digitaal dossier werkt, de opzet dient in beide gevallen hetzelfde zijn. In een papieren dossier kun je werken met tabjes, in bijvoorbeeld Outlook of in je digitale documenten kun je werken met mappen (folders).
Door het (digitale en papieren) dossier bij al je evenementen steeds op eenzelfde manier in te richten, geeft de administratie je overzicht en daarmee rust. Als je je aan deze werkwijze houdt, kun je bovendien niet alleen zelf altijd terugvallen op je aantekeningen wanneer je iets niet meer uit je hoofd weet of als er discussie ontstaat, ook collega’s kunnen dan altijd in het dossier terugvinden wat je hebt afgesproken. De situatie kan zich namelijk altijd voordoen dat je onverwacht afwezig bent. Een ander kan dan eenvoudig jouw zaken waarnemen.
Tip: Heb je meerdere projecten/evenementen naast elkaar lopen? Gebruik dan voor elk project een aparte schrijfblok op je bureau.
DE ACTIELIJST
Of je het evenement nu alleen organiseert of met meerdere personen, maak zo snel mogelijk een actielijst, waarop gedetailleerd alle acties die moeten worden ondernomen staan vermeld. Belangrijk hierbij is om vanaf de datum van het evenement terug te rekenen hoeveel tijd je hebt, om zo te bepalen wanneer welke acties wanneer gereed moeten zijn of wanneer welke beslissingen moeten worden genomen.
Vermeld in een actielijst de actie die moet worden genomen, wie deze moet uitvoeren en wanneer de actie uiterlijk gedaan moet zijn.
Hoe de actielijst eruit ziet is een momentopname; deze verandert immers continu, afhankelijk van de status van het evenement. In het begin moeten er bijvoorbeeld locaties worden bezocht, om na de keuze voor een locatie vervolgens afspraken over de invulling te gaan maken. Naarmate het evenement dichterbij komt, zullen de afspraken meer en meer gedetailleerd worden.
Door bij elke vergadering de actielijst te bespreken, voltooide acties van de lijst te verwijderen en nieuwe actiepunten toe te voegen, is de actielijst altijd up-to-date. Daardoor vormt deze een houvast voor alle teamleden en is het een continu controlemiddel voor de voortgang.
Een actielijst kan er als volgt uitzien:
WEEKPLANNING
Bij een complex evenement is het aan te raden om naast de actielijst ook een weekplanning te maken. In deze planning, een schema op één A4-tje, vertegenwoordigt elke kolom een week. In elke week c.q. kolom staan de acties kort genoemd die in die week moeten zijn afgerond. Er staan dus geen andere of nieuwe acties in ten opzichte van de actielijst; dezelfde acties staan echter in een samengevatte vorm in een soort agenda-format opgesomd. Hierdoor krijg je een heel goed overzicht van de haalbaarheid van je planning en de pijnpunten daarin. Je ziet dan namelijk precies wat in elke week gedaan moet zijn om niet later in de problemen te komen. Je einddoel, het evenement, is immers een keiharde deadline.
DEELNEMERSREGISTRATIE
Vanaf het moment dat de uitnodigingen de deur uit zijn, komen de aanmeldingen binnen. Het bijhouden van de aanmeldingen is vanaf dit moment een continu onderdeel van de administratie rondom het evenement; de aanmeldingen moeten worden bevestigd en de lijst met deelnemers worden bijgehouden. Hierop dienen alle van toepassing zijnde details te worden vermeld. Naast de naam, bedrijfsnaam en contactinformatie kan informatie als keuzes voor eventuele parallelsessies, wijze van vervoer, dieetwensen of eventuele betaalwijze van belang zijn.
KOSTEN BEGROTEN EN BEHE(E)R(S)EN
Het opstellen en bijstellen van de begroting is een continuproces. Zodra de doelstelling is geformuleerd, de doelgroep is bepaald en de eerste (globale) ideeën zijn bedacht, dus nog voordat je offertes bij leveranciers aanvraagt, is het belangrijk een eerste (zeer) globale begroting te maken. Zo weet je binnen welk budget je de diverse onderdelen moet uitvragen bij leveranciers. Wanneer je de offertes van leveranciers hebt ontvangen, kun je deze eerste inschatting bijstellen. Voor kostenposten die eigenlijk nog geheel onduidelijk zijn, is het toch belangrijk om hiervan zo spoedig mogelijk een inschatting te kunnen maken. Vraag eventueel telefonisch om richtprijzen. Op die manier kun je toch een zogenaamde stelpost voor die voorziening opnemen om toch een totaalbegroting te kunnen maken. Nu kun je de plannen nog aanpassen op je budget. Maak de kosten en de kostenbegroting bij elke vergadering bespreekbaar. Hiermee houd je goed overzicht, kun je waar nodig tijdig bijsturen en voorkom je dat je het budget in een later stadium overschrijdt. Want inzicht in de kosten maakt ze beheersbaar.
EENDUIDIGE STRUCTUUR, MINDER FOUTEN
Tot slot: Laat de indeling van je dossier, actielijst en begroting hetzelfde zijn ten aanzien van de onderwerpen waarin je deze onderverdeeld (zoals het lijstje met de tabs bij het dossier). Dit geeft structuur aan je eventadministratie en helpt je geen zaken over het hoofd te zien.
Interesse in de in het artikel genoemde formats (actielijst en weekplanning)? Stuur een mail naar info@effectivents.nl en we sturen ze je graag toe.
